Varekladd, varereklassifiseringskladd og varerevalueringskladd…Hva er egentlig forskjellen på kladden og når bruker vi de egentlig?

Denne kladden bruker vi til å bokføre varetransaksjoner som justerer antall varer på lager. Det er flere transaksjoner som påvirker lageret:

• Kjøp -> Øker antall varer på lager
• Salg -> Reduserer antall varer på lager
• Nedjustering -> Reduserer antall varer
• Oppjustering -> Øke antall på lager

Varekladden generere dermed vareposter og finansposter.

Det er en forskjell på de ulike transaksjonstypene ved at en kjøpstransaksjon fører økning på lager med motkonto varekjøp mens oppjustering fører økning i lager med motkonto beholdningsendring. Transaksjonene skaper altså ingen leverandørpost.

Når det gjelder transaksjonstypen «Salg» så føres det som en nedgang på lager med motkonto solgte varers kost / varekjøp mens nedjustering fører reduksjon i lageret med motkonto beholdningsendring. Transaksjonene skaper altså ingen kundepost.

NB! Når det gjelder kjøp og salg av varer så anbefaler vi å bruke kildedokumenter som bestilling/kjøpsfaktura/ordre/salgsfaktura, men det er mulig å registrere de samme transaksjonen i varekladden.

I varekladden ser vi mange kolonner, men de viktigste er:

• Posttype: Her angir du type transaksjon du ønsker å utføre (Rød firkant)
• Varenr.: Her legger du inn varen du ønsker å gjøre justeringer på (Grønn firkant)
• Antall og enhetskost: Her legger du inn antall av varen som skal justeres og til hvilken verdi (Gul firkant)

Ved bokføring av en varekladd med oppjustering med stk av vare «Vanlig vare» til en enhetskost på 100 kr så får vi følgende varepost:

Her ser vi at vi har fått en økning på lageret og verdien av varen er på 100 kr.

Og når vi velger menypunktet «Søk etter poster» på denne transaksjonen får vi følgende finansposter:

Her har konto 1440 (Ferdigvarelager) blitt debitert og konto 4290 beholdningsendring kreditert.

NB! Det er jo slik i BC at det er først ved salg av varen at det genereres en solgte varers kost og ikke ved selve varekjøpet.

En varereklassifiseringskladd muliggjør følgende transaksjoner:

• Flytting av varer direkte mellom ulike lokasjoner
  • Dette er jo kun aktuelt for selskap som har flere lagerlokasjoner og ønsker intern flytting av varer mellom disse lokasjonene
• Flytting av varer mellom hyller på en lokasjon
  • Dette forutsetter at selskapet bruker faste hyller i BC for varene sine
• Endre en vares parti- eller serienummer og dimensjoner som avdelingskode, prosjektkode etc.
• Endre utløpsdatoen på en vare til en ny utløpsdato

Her ser vi varereklassifiseringskladden og de viktigste kolonnene er:

• Varenr. -> Her angir du varen du vil endre klassifisering på om det er (rød firkant):
  • Lokasjon
  • Serienummer
  • Partinummer
  • Avdelingskode
  • Prosjektkode
• Lokasjonskode og Ny Lokasjonskode -> Her angir du fra og til lokasjonen til varen som flyttes (grønn firkant)
  • Her er det angitt at varen skal flyttes fra lokasjon «Hoved» til Lokasjon «Stokke».
• (Dimensjon) Avdelingskode og Ny avdelingskode -> Her angir du fra og til lokasjonen til varen som bytter avdelingskode (gul firkant)
• (Dimensjon) Prosjektkode og Ny prosjektkode -> Her angir du fra og til lokasjonen til varen som bytter prosjektkode (lilla firkant)

NB! I kolonnen «Utligningspost» så kan du angi konkret hvilken transaksjon varen skal flyttes på og dermed omgå FIFO-prinsippet som oftest er det styrende prinsippet for flytting av varer.

Når vi bokfører transaksjonen, skjer følgende på vareposten

Her får vi en posttype «Overføring» og den viser at antall av varen «Vanlig vare» har blitt redusert på lokasjon «Hoved» og økt med en stk på lokasjon «Stokke».

En varerevalueringskladd har fokus på å endre verdier på eksisterende vareposter. Det er typisk to scenarioer som er aktuelle:

1. Endre verdien på varene du har på lager
   1. Denne tilnærmingen kan være aktuell dersom du har varer på lager som har fått en skade og ønsker å redusere verdien på disse
2. Endre verdien på en enkelt varetransaksjon
   1. Denne tilnærmingen kan være aktuell dersom du ønsker å justere en enkelt transaksjon (og ikke alle varer på lager) som har fått feil verdi

Vi viser dette med to eksempler.

Vi ønsker å endre verdien på alle varene av type «Vanlig vare» som vi har på lokasjon. Vi har tidligere satt at verdien er 100 kr, men har nå kommet fram til at den er 110.

Vi går inn i varerevalueringskladden:

Her velge vi funksjonen «Beregn lagerverdi». Her fyller jeg ut varenr. og lokasjon varen jeg ønsker å sett ny verdi på befinner seg:

Da beregner BC verdien av varene på lager og angir en linje per posttype i varerevalueringskladden:

Her er det en linje med 8 stk som referere til det opprinnelige kjøpet og 1 stk som referer til en oppjustering av varelageret vi gjorde vi «Varereklassifiseringskladden» tidligere.

Neste steg er å legge inn korrekt verdi på varen i kolonnen «Enhetskost (revaluert)» og bokføre kladden. Da vil BC gjøre justeringer på lagerverdien som reflekterer den nye verdien per vare. Denne bokføringen vil således kun påvirke verdien på varene og ikke antall varer.

Vi endrer verdien til 110 pr stk før vi bokfører kladden:

Deretter bokfører vi kladden ved å bruke hurtigtasten «F9».

Når vi da går inn i varepostene til varen «Vanlig vare» ser vi følgende:

Vi ser at de to transaksjonene har fått en økt verdi med 10 stk per enhet. I rød firkant har de gjenværende varene 8 stk fått en økning i verdi fra 1 000 kr til 1 080 kr og i grønn firkant har den ene vareposten fått en økning i verdi fra 100 kr til 110 kr.

For å se hele endringen i verdien på varen så anbefaler vi at du klikker på beløpet i kolonnen «Kostbeløp (faktisk)» slik at du kommer ned på den enkelte varepost sin verdipost.

Her viser vi verdipostene til transaksjonen markert med rød firkant ovenfor (altså kjøpstransaksjonen):

Her ser vi at reisen til vareverdien til denne vareposten hvor nederste linje viser en verdi på 1 000 kr for 10 enheter dvs 100 kr per enhet har fått en økning på 80 kr med posttype «Revaluering» (på de resterende 8 varene) som gir en enhetskostnad på 110 kr pr enhet for varene igjen på lager.

Det kan skje at man i ettertid ser at en varetransaksjon har blitt tilført en feilaktig verdi. Denne ønsker vi å rette slik at beregningen av bruttofortjeneste og dekningsbidrag ved et eventuelt salg blir korrekte. Vi ønsker altså kun å endre verdien på en enkelt varepost og ikke alle gjenværende varer på lager.

Framgangsmåten for å gjøre dette er følgende:

1. Gå inn i varerevalueringskladden og legg inn varen du ønsker å endre verdien på
   1. NB! Pass på at bokføringsdatoen er korrekt iht. når du ønsker å bokføre transaksjonen.
2. I varerevalueringskladden henter du opp «Utligningsposten» du skal endre verdien på. Utligningspost er her synonym for varepost.
3. Etter at utligningsposten er hentet opp så angir du korrekt verdi på varen i kolonnen «Enhetskost (revaluert)»
4. Bokfør revalueringskladden

Du går inn varerevalueringskladden og legger inn varen i kolonnen «Varenr.» slik:

Du navigerer til kolonnen «Utligningspost» og trykker på … for å hente inn vareposten du vil endre verdien på:

Her velger vi å endre verdien på varen som ligger på lokasjon «Stokke».

I kolonnen «Enhetskost (revaluert)» så legger vi inn en ny verdi på 150 kr per enhet. Da oppdateres de andre kolonnene og kolonnen «Beløp» angir endringen i verdi som bokføres.

Vi bokfører varerevalueringskladden ved å bruke hurtigtasten «F9» og ser på varepostene:

Her ser vi i kolonnen «Kostbeløp (faktisk)» at varen har fått en ny verdi og den er på 150 kr.

Dersom vi trykker på beløpet i kolonnen «Kostbeløp (faktisk)» ser du verdipostene til vareposten dvs. hvilke endringer i verdien som har skjedd ved vareposten:

Vi ser at vi har to linjer i verdipostene. Den nederste linjen som viser at verdien på varen var 100 kr og den øverste linjen som viser justeringen i verdien vi la til via varerevalueringskladden.

Da har vi sett på to ulike måter å bruke varerevalueringskladden for å justere verdien (ikke antall) på en vare.

Vi har lært følgende i denne gjennomgangen.

• Det er flere kladder som omhandler varer og de har ulike formål
• Varekladd brukes til å justere antall av en vare på lager opp eller ned på en bestemt lagerlokasjon
• Varereklassifiseringskladd brukes til å flytte varer fra en lokasjon til en annen eller endre informasjon om en vare som for eksempel:
  • Serienummer/Partinummer
  • Avdelingskode/Prosjektkode
  • Utløpsdato på vare
• Varerevalueringskladd brukes til å endre verdien på varer du har på lager. Det er hovedsakelig to metoder for å endre verdien på lager:
  • Du kan endre verdien på alle varene på lager ved å bruke funksjonen «Beregn lager»
  • Du kan endre verdien på en konkret varepost ved å bruke funksjonen «Utligningspost».

NB! Du kan ikke bruke varerevalueringskladd på en salgstransaksjon for å oppdatere verdien på solgte varers kost. Det må være en vare som faktisk befinner seg på lager.