Tillatt periodisering av kjøpsfakturaer utenfor tillatt bokføringsperiode
I Business Central så begrenser man når transaksjoner kan bokføres i systemet i finansoppsettet. Dette er av hensyn til økonomi-funksjonen og rapportering av blant annet merverdiavgift og månedlig driftsrapport. Men hva gjør du dersom du får en kjøpsfaktura som må periodiseres utover angitt tillatt bokføringsperiode?
Steg 1 – Gå til finansoppsettet
Først søker du opp «Finansoppsett» enten ved å bruke hurtigtast «Alt+Q» eller ved å trykke på forstørrelsesglasset øverst til høyre i skjermbildet.
Steg 2 – Angi tillatt periodiseringsperiode
I finansoppsettet finner du felter som begrenser bokføringen av transaksjoner generelt.
Disse feltene «Bokf. Tillatt fra» / «Bokf.Tillatt til» er markert i grønt. I dette eksemplet er det tillatt å bokføre innenfor datoene «1.1.23 – 28.02.23».
Vi har nå mottatt en kjøpsfaktura med bokføringsdato 1.1.23, men som skal periodiseres over 12 måneder. Det betyr at vi må gjøre posteringer i Business Central som går utover den tillatte bokføringsperioden (1.1.2023 til 28.02.2023). Så uten ytterligere justeringer så vil man ikke få bokført og periodisert kjøpsfakturaen.
For at bokføringen skal kunne skje må vi justere tillatt bokføringsperiode for periodisering. Det gjør vi i feltene «Tillatt periodiseringsbokføring fra» / «Tillatt periodiseringsbokføring til» som er markert med rød firkant. I dette eksemplet har vi lagt inn datoene «1.1.2023 til 1.3.2024».
Når dette er på plass kan vi få bokført og periodisert kostnaden som går utover tillatt generell bokføringsperiode.
Steg 3 – Bokfør og periodiser kjøpsfaktura
Kjøpsfakturaen kommer fra «Selskapet AS» og gjelder forsikring. Forsikringspolicyen har en verdi på 12 000 kr (se rød firkant), bokføringsdatoen er 1.1.2023 og forsikringen gjelder 1 år. Forsikringskostnaden skal således periodiseres over 12 måneder fra bokføringsdatoen dvs en gang per måned ut 2023.
I kolonnen «Periodiseringskode» (grønn firkant) er det angitt en periodiseringskode som vil periodisere kostnaden på 12 000 kr over 12 måneder. Ergo, kostnaden per måned vil bli 1 000 kr.
Når du bokfører kjøpsfakturaen vil Business Central tillate bokføringen siden transaksjonene som skjer etter tillatt bokføringsperiode gjelder periodiseringer og faller innenfor tillatte bokføringsperiode for periodisering.
For å bokføre kjøpsfakturaen velger du meny-valget Bokføring -> Bokfør eller hurtigtasten «F9».
Steg 4 – Se posteringene
Kjøpsfakturaen er nå en bokført kjøpsfaktura. For å se posteringene som er gjort ifm. kjøpsfakturaen så søker du opp «Bokførte kjøpsfakturaer», finner fakturaen og velger deretter «Søk etter poster».
Posteringene vises da slik:
I rød firkant ser vi transaksjonen hvor verdien av kjøpsfakturaen løftes opp i balansen som en forskuddsbetalt kostnad mens i grønn firkant ser vi bokføringene som viser periodisering av kostnaden på 1000 kr per måned fra januar tom desember 2023.
