Pivotering sa du?…gjør det i BC da vel!

Analysemodulen muliggjør analyse av data direkte på en side i BC uten å måtte generere en rapport eller bruke Excel. Den er en interaktiv og allsidig måte å kalkulere, summere og undersøke data/informasjon på i BC. Modulen gjør at du kan lage flere «arkfaner med analyser» med ulike typer analyser som vil kunne erstatte genereringen av flere rapporter for å dekke samme analysebehov.

På sider (på engelsk: pages) i Business Central så har vi fått en «radioknapp» som slår på eller slår av analysemodus på den enkelte side. Her ser vi siden for bokførte salgsfakturaer hvor analysefunksjonen er av:

Når du skrur på analysefunksjonen, får du følgende skjermbilde:

I rød firkant ser vi at analysemodus er aktivert og ved rød pil ser vi at det er opprettet en «arkfane» som heter «Analyse 1». Ved å trykke på «plusstegnet» så kan du opprette flere analyser slik at man kan lagre ulike analyser for å synliggjøre flere aspekter av tallgrunnlaget. Tallgrunnlaget som er resultatet av analysen vises i gul firkant og grunnlaget for analysen dvs. kolonnene som skal være med og visning av presentasjonen av tallene er i grønn firkant.

Vi vil vise denne funksjonaliteten ved å lage en analyse. Analysen vi skal lage er følgende:

• Utestående fordringer
• Per måned
• Per kunde

Vi vil gjøre det på følgende måte:

1. Definere hvilke kolonner som skal være med i analysen
2. Definere hvilke linjer som skal presenteres i analysen
3. Sette filter for å ta bort «støy» i tallmaterialet for analysen

Når analysemodus er på så navigerer du til høyre i skjermbildet og angir hvilke kolonner du skal ha med i analysen. Analysen vi skal se på er utestående beløp per måned per kunde og trenger ikke så mange kolonner.

Det første jeg gjør er å fjerne alle kolonnene som ligger fremme og bygger opp analysen med de kolonnene jeg selv ønsker. Det gjør jeg ved å blanke ut boksen ved siden av søk-feltet:

Deretter avhuker jeg for kolonnen jeg ønsker å ha med i analysen:

• Fakturanummer
• Kundenavn
• Forfallsdato
• Forfallsdato måned
• Beløp
• Beløp inkl mva
• Restbeløp

Da blir visningen i analysen slik som vi ser i dette bildet.

Tallgrunnlaget er nå på plass, men det er jo litt «støy» da den viser alle fakturaer uten noen form for organisering. Det retter jeg på ved å kategorisere presentasjonen av linjene i neste steg.

For å lage «orden» i presentasjonen av tallgrunnlaget så velger vi å presentere tallen i følgende hierarki:

• Måned
  • Kunde
  • Kunde
  • Kunde
• Måned
  • Kunde
  • Kunde

Det gjør du ved å gå til området «Radgrupper». Her bruker du «dra-og-slipp» på felter iht. ønsket visning i listen.

I rød firkant har jeg plasser feltene «Forfallsdato måned» og «Kundenavn». Jeg ønsker at måned skal vises som inndeling før kunder og da må feltet «Forfallsdato måned» ligge øverst i «Radgrupper». I grønn firkant ser vi presentasjonen hvor inndelingen er per måned og deretter hver kunde med bokførte salgsfakturaer innenfor den enkelt måned.

Det er jo fortsatt litt støy i analysen da jeg ser at det er flere poster som fremkommer med 0 i kolonnen «Restbeløp» og disse linjene er vi jo ikke interessert i. Vi ønsker kun å se kunder som ikke har betalt utestående til oss. Vi rydder opp i tallgrunnlaget ved å sette filter på beløpsverdi i neste steg.

Analysen vår skal undersøke utestående fakturabeløp per måned per kunde og vi ønsker da å fjerne de oppgjorte bokførte salgsfakturaene. Det gjør du ved å sette et filter. For å sette et filter klikker du på «Analysefiltre» som vises til høyre i skjermbilde, deretter blar du i listen for å finne et passende filter:

Her angir vi at verdien i kolonnen «Restbeløp» skal være ulik 0. Da vil datagrunnlaget vårt kun vise utestående fakturaer:

NB! Vi ser at datagrunnlaget også viser sum utestående per måned (grønn pil) og delsum per kunde i inneværende periode (gul pil).

I tillegg så ønsker vi kun å se utestående salgsfakturaer som ikke har blitt kansellert eller lukket. Det gjør vi ved å sette ytterligere filter.

Da er datagrunnlaget ferdig og det viser utestående salgsfakturaer i 2023 kategorisert per måned per kunde. I tillegg så kan du gjøre ytterligere analyser av tallene ved å skru på «Pivotmodus».

«Pivotmodus» finner du øverst i menyen til høyre i skjermbilde når du står på «Kolonner» i menyen.

Når du aktiverer «Pivotmodus» så fremkommer «Kolonneetiketter» nederst i menyen:

Dette gir en mulighet til å endre presentasjonen av kolonnene i datagrunnlaget. Vi kan for eksempel ønske at man vil ha feltet «forfallsdato måned» som kolonne og det oppnår man ved å dra feltet ned til «Kolonneetiketter»:

Så her er det bare å bruke «fantasien» for å presentere dataene på den måte man ønsker. Dersom du ønsker å ta den pivoterte tabellen ut i Excel så gjør du det ved å høyreklikke i datagrunnlaget og velge eksporter:

NB! Du oppretter en ny analyse ved å trykke på «+» i øvre del av skjermbildet:

Du kan også kopiere, dele og eventuelt slette analysene ved å trykke på nedtrekksmenyen på den respektive analyse:

Det er noen begrensninger for bruk av analysemodulen i BC. De er:

• Analysemodulen håndterer maks 100 000 linjer i en analyse. Her anbefales det at man begrenser antall linjer med for eksempel å filtrere på bokføringsdato.
• Har du satt filter på siden du utfører analysen på så vil det begrense datagrunnlaget du utfører analysen på
• Analysen du oppretter gjelder kun din bruker, men du kan dele analysen med andre brukere ved å bruke «Kopier kobling».