Kan vi lage egne rapporter i BC? Såklart du kan!

Finansrapporter i BC (tidligere kalt «Kontoskjema») er din mulighet til å lage rapporter internt i BC. Det gjør du ved utføre tre enkle steg:

1. Angi hva slags informasjon du skal ha på linjene i rapporten
2. Angi hva slags informasjon du skal i kolonnene i rapporten
3. Knytte informasjonen i linjene og kolonnene sammen i en egen rapport

Først navigerer du til siden «Finansrapporter» ved å trykke på «forstørrelsesglasset» til høyre i skjermbildet eller bruker hurtigtasten «Alt+Q» før du skriver inn «Finansrapporter».

Her har Microsoft laget noen utkast til finansrapporter, men vi ønsker å lage en ny rapport fra «scratch» og velger derfor «Ny».

Så angir du et navn og en beskrivelse på rapporten før du i kolonnen «Raddefinisjon» velger å lage en ny visning av linjene i rapporten.

I neste skjermbilde legger du inn navnet på linjedefinisjonen:

Neste steg er da å definere hva linjene skal inneholde ved å trykke på «Rediger raddefinisjon». Denne funksjonen gjør at vi starter helt fra «Scratch» for å bygge opp rapporten, men vi ser i grønn firkant at har man en raddefinisjon fra en annen rapport eller annet selskap så er det muligheter for å både importere/eksportere/kopiere raddefinisjoner for å spare tid.

I lilla firkant har jeg angitt rad.nr og beskrivelse for den enkelte rad. Her kan jeg selv velge nummereringen, men hensikten er at man kan bruke radnummerne til å lage formler i rapporten.

I grønn firkant ser vi hvor vi henter informasjonen for den enkelte linje. For linjen «Salgsinntekter» og «Varekostnader» har jeg valgt å hente fra kontoplanen/posteringskonti, men for linjen «Bruttofortjeneste» velger jeg å sette inn en formel hvor jeg bruker radnr. til å finne bruttofortjenesten.

I den gule firkanten så ser jeg ulike formateringsmuligheter for linjen med tanke på fortegn, fet/kursiv/understreks-formatering på raden og om man vil ønske å legge inn et sideskift.

Vi har valgt å lage en enkel rapport i eksemplet og er nå ferdig med å lage raddefinisjonen. Neste steg er derfor å opprette en «Kolonnedefinisjon» for rapporten.

å siden «Finansrapporter» så oppretter du ny kolonnedefinisjon ved å trykke «Ny»:

Deretter angir du et navn på kolonnedefinisjonen før du velger å «redigere kolonnedefinisjonen»

Vi ser i grønn firkant at man ikke trenger å starte fra «Scratch» da man kan kopier eller importere kolonnedefinisjoner fra andre rapporter eller selskaper i BC.

I lilla firkant har jeg angitt kolonne.nr og beskrivelse for den enkelte kolonne. Her kan jeg selv velge nummereringen, men hensikten er at man kan bruke kolonnenummerne til å lage formler i rapporten.

I grønn firkant ser vi hvor vi henter informasjonen for den enkelte kolonne. For kolonneoverskriftene «Bevegelse denne periode» / «Denne perioden i fjor» har jeg valgt å hente fra postene i datoen jeg angir for året og fjoråret. Vi ser at i kolonnen «Datoformel – sammenligning» har angitt «-1Å» for å hente tallene fra et år tilbake i tid (sammenligningstall).

For kolonneoverskriftene «Saldo til dato» og «Til denne dato i fjor» har vi valgt å hente verdiene «Hittil i år» og ikke bevegelse og med sammenligningstall mot fjoråret.

For kolonneoverskriften «Avvik» har vi valgt å bruke en formel og bruker da «Kolonnenr.» til å angi ønsket beregning. Her er beregningen «Saldo til dato» minus «Til denne dato i fjor».

Tilslutt har vi tatt med kolonneoverskriften «Budsjett» hvor den ene linjen fokuserer på «Hittil i år» og den andre baserer seg på budsjettposter med bevegelse i angitt datoperiode i rapporten.

NB! Vi har valgt å ta med disse linjene for å vise at det er flere muligheter for å lage ulike visninger av tall samt bruk av formler for å få presentert tallen på den måten du ønsker i rapporten.

Da har vi ferdigstilt kolonnedefinisjonen og går videre til å ferdigstille rapporten.

På siden «Finansrapporter» så ser vi nå at rapporten «Drift» er knyttet sammen med raddefinisjonen «Drift» og kolonnedefinisjonen «Drift».

Neste steg er å se på selve finansrapporten og det gjør du ved å trykke på knappen «Vis finansrapport».

Her viser vi i grønn firkant at man kan justere perioden man vil vise rapporten etter (her er det «Måned») og angi hvilken dato du vil se rapporten. Når man har gjort endringer på disse parameterne så må man husk å trykke «Beregn på nytt» for at rapporten skal oppdatere seg.

I rød firkant ser vi selve rapporten vi har laget med de linjene og kolonnen vi har angitt. Beløpene som fremkommer kan man drille ned i for å se hvilke transaksjoner som utgjør summen.

Denne rapporten viser jo på skjerm, men ønsker du å ta den ut i PDF velger du funksjonen «Skriv ut»

og ønsker du å ta rapporten ut i Excel trykker du på følgende symbol  øverst til høyre i skjermbildet.

Hva har du lært?

• Du kan lage egne rapporter i BC på siden «Finansrapporter» ved selv å definere radene og kolonnene i rapporten
• Rapportene kan hente tall fra finanskonti/budsjettposter, bruke formler og få fram sammenligningstall
• Utarbeidet oppsett for rader og kolonner kan benyttes i andre rapporter og deles/kopieres til andre rapporter