Hvorfor bruke «Ordreretur» i Business Central?

I salgsprosessen bruker vi «Ordre» når man skal levere varer til kunde, men når kunden ønsker å returnere kjøpt vare så anbefaler vi å bruke «Ordreretur». Ved å bruke «Ordrereturer» så får du kontroll på vareflyten og skiller mellom retur av varen og verdsettelsen av varen (matching av ordreretur mot salgskreditnota).

Vi viser deg hvordan du går frem.

Du navigerer til siden «Ordrereturer»

Og oppretter deretter en «Ny» Ordreretur:

Deretter legger du inn kunden du mottar varer i retur fra. I eksemplet heter kunden «Adatum Corporation»:

Når man ser i detalj på dokumentet «Ordreretur» så er utseende og feltene veldig like de vi er kjent med fra «Ordre».

Neste steg er å legge inn / hente inn varelinjene vi mottar fra kunden.

Når du skal legge inn varer som du får i retur så kan man legge inn varene manuelt på linjene eller man kan bruke funksjonen «Hent bokførte dokumentlinjer som skal tilbakeføres»

Vi viser her framgangsmåten ved å bruke funksjonen «Hent bokførte dokumentlinjer som skal tilbakeføres».

Ved å trykke på «Hent bokførte dokumentlinjer som skal tilbakeføres» så får du oversikt over alle bokførte salgsfakturaer med varelinjer tilhørende kunde (Adatum Corporation) på ordrereturen:

I listen «Linjer» finner jeg dokumentlinjene kunden ønsker å returnere og trykker «OK». Linjen legges til «Ordrereturen» og henviser til hvilket dokument linjene er hentet fra:

Neste steg blir å bokføre mottak på ordrereturen.

Når vi skal bokføre retur av solgt vare så gjør man det ved å gå til Startside -> Bokfør:

Og velger «Motta»:

Da vil du se at antallet i kolonnen «Returantall som skal mottas» flyttes til kolonnen «Returantall. Levert».

Bokføringen av retur skal skje i det øyeblikket varen faktisk går inn på lager.

NB! Ved retur av varer så anbefaler vi også å legge på en «returårsak» slik at man kan spore årsaken til at varen returneres fra kunden i ettertid. Returårsak er en egen kolonne som kan hentes fram ved å tilpasse siden.

Neste steg er å utstede salgskreditnotaen til kunden. Det gjør du ved å bokføre ordrereturen og velge «Motta og fakturer»

Når vi ser salgskreditnotaen i BC så ser vi at den bokførte ordrereturen og salgskreditnotaen er koblet sammen:

Det betyr at ved bokføring av salgskreditnotaen setter verdi på varen som er kommet i retur.

Det har blitt opprettet en salgskreditnota i kundepostene.

Her må selskapet gå i dialog med kunden om de skal ha penger i retur eller om man skal utligne kreditnotaen mot fremtidige salg.

På lageret så har 4 stk av varen kommet inn på lager. Det ser vi av vareposten:

Du ser den finansielle effekten av Ordrereturen ved å velge «Søk etter poster» på den bokførte salgskreditnotaen:

Og vi ser den finansielle effekten på finanspostene:

Kontoplanen ovenfor stemmer ikke overens med norsk standardkontoplan, men effekten er som følger:

• Vare kommer inn på lager – Økning lager med 3 800 kr
• Reduksjon salg – Salget reduserer med 4 876 kr
• Reduksjon kundefordring til Adatum Corporation med 6 095 kr
• Reduksjon skyldig utgående mva på 1 219 kr

Ja, du kan velge salgskreditnota direkte dersom du ikke ønsker å skille mellom mottak av varer og den finansielle effekten for mottak av varen. Å bruke salgskreditnota gir de samme effektene som en ordreretur, men du kjører da hele prosessen via et dokument uten å kunne dele opp prosessen ved mottak av varer og håndtering av den finansielle delen av transaksjonen.

Vi anbefaler å dele opp prosessen ved bruk av ordrereturer da man får bedre kontroll på vareflyten, skiller mellom vareflyt og finansiell transaksjon og det faktum at det speiler prosessen og rutinen man har for å selge varer.