Hvordan tilordne fraktfaktura til spesifikt varekjøp?

Når vi skal tilordne en frakt-faktura til en vare så bruker vi en type som heter «Gebyr (vare)». Denne typen kan brukes både for kjøp og salg i den hensikt å tillegge verdier til en vare i ettertid av selve utførelsen av transaksjonen.

Det første vi må gjøre er å opprette en «Gebyr (vare)» for «Frakt». Det gjør du ved å søke etter «Varegebyr»:

Og deretter opprette en linje for «Frakt». For å opprette et nytt varegebyr så trykker du «Ny» og angir deretter informasjonen i de ulike kolonnene som kolonnene «Nr» og «Beskrivelse», men de viktigste kolonnene å fylle ut er «Bokføringsgruppe-Vare» og «Mva-bokføringsgruppe-Vare» da de styrer den finansielle bokføringen av transaksjonen.

I listen er varegebyr med frakt markert med rød firkant. Når varegebyr for «Frakt» er satt opp så er man klare til å bruke funksjonen.

Vi skal nå vise hvordan du tilordner frakt til en vare via funksjonen «Gebyr (vare)».

Eksemplet baserer seg på følgende informasjon:

• 2 stk av varen «Vare uten frakt» er mottatt på lager og verdisatt til 100 kr pr stk via bokføring av kjøpsfakturaen fra leverandøren «Nod Publishers»
• Vi har mottatt en kjøpsfaktura fra leverandør «Nod Publishers» for frakting av varer til selskapets lokaler. Fakturaen er på 50 kr
• Vi vil så selge varen til 250 kr pr stk

Den bokførte kjøpsfakturaen for selve varen ser slik ut:

Den bekrefter at varen «Vare uten frakt» er mottatt i 2 eksemplarer til en pris på 100 kr pr stk. Vi ser også dette ved å gå inn til varepostene til varen. Du finner varepostene ved å gå inn på varekortet til «Vare uten frakt» og deretter trykke på antallet i feltet «Beholdning»:

og

Her ser vi at vi har 2 stk av varen på lager iht. kolonnen «Antall» til en verdi av 200 kr totalt iht. kolonnen «Kostbeløp (faktisk)». Dersom vi klikker på beløpet «200» i kolonnen «Kostbeløp (faktisk)» så ser vi verdipostene til varen.

Verdipostene forteller oss at det har skjedd to verditransaksjoner. Det har skjedd et kjøpsmottak og en kjøpsfaktura og for hver transaksjon så skjer det en utvikling i anskaffelseskosten. Etter bokført kjøpsfaktura så er verdien per vare 100 kr, se kolonne «Kostnad per enhet».

Når vi bokfører kjøpsfakturaen for frakt så vil vi se endringer i enhetsverdien per vare slik at anskaffelseskosten for varen blir vareverdien + varens andel av fraktbeløp. Dette vil jo igjen påvirke solgte varers kost og dekningsbidraget når varen blir solgt.

Vi har mottatt følgende frakt-faktura fra leverandøren «Nod Publishers»:

Leverandøren skal ha 50 kr i frakt for tilsendte varer. Vi ønsker nå å tilordne denne verdien til varene på lager i stedet for å kostnadsføre det på en generell frakt-kostnadskonto. Årsaken til det er at vi ha en bedre måling av faktisk dekningsbidrag per salg.

Når man skal tilordne frakt til en vare så er det viktig at man bruker typen «Gebyr (vare)» til venstre på skjermbilde. Det er først ved angivelse av denne typen at funksjonaliteten vi trenger for å tilordne verdien til varen er tilstede.

For å tilordne frakt til varen så velger du menypunktet «Varegebyrtilordning»:

Da fremkommer følgende skjermbilde:

I skjermbildet «Varegebyrtilordning» velger du «Hent mottakslinjer» for å angi hvilke mottakslinjer/varer du ønsker å tilordne beløpet på fakturaen til. Vi ser at vårt mottak av «Varer uten frakt» ligger på topp. Vi merker linjen og velger «Ok».

Da ser skjermbildet slik ut:

Her har BC angitt at 50 kr skal fordeles på to varer/mottatte varer. I dette tilfellet så er det helt ok at man bruker beløp som fordelingsnøkkel for å fordele verdien til den enkelte vare på lager. Dersom man ønsker andre fordelingsnøkler så kan man klikke på menypunktet «Foreslå varegebyrtilordning» for å se ulike mulighetene for å fordele frakten på i.e. volum, vekt, pris etc.

Når du har valgt metode så kommer tilbake til kjøpsfakturaen og bokfører den på vanlig måte.

Når vi da går tilbake til varepostene til varen «Vare uten frakt» ser vi følgende:

Her ser vi at verdien på varene har økt fra 200 kr til 250 kr. Denne økningen skyldes tilordningen av frakt-fakturaen. Dersom du ønsker å se flere detaljer om hvorfor den er økt fra 200 kr til 250 kr så klikker du på beløpet i kolonnen «Kostbeløp (faktisk)» for å se på verdipostene:

På den markerte linjen i verdipostene vises at det har blitt tilført en verdi på 50 kr fordelt på 2 stk som gir en økning per enhet på 25 kr. Dersom jeg nå selger en vare så skal solgte varers kost bli 125 kr for denne varen.

Vi oppretter en salgsfaktura og selge en stk «Vare uten frakt» til kunde «School of Fine Art»:

Vi bokfører salget og ser deretter på finanspostene og varepostene til salget. Du bokfører salget ved å velge Startside -> Bokføring

På den bokførte salgsfakturaen velger vi «Søk etter poster» for å se hvilken påvirkning transaksjonen har hatt i BC:

Vi velger å gå inn på finanspostene ved å trykke på 5-tallet i blått.

Finanspostene viser at solgte varers kost her representert med kontonummer 7190 er på 125 kr. Det er korrekt siden frakten tildelt en vare var på 25 kr og utgangsprisen på varen var 100 kr.

NB! I Microsoft sitt testselskap så opererer de ikke med norsk standard kontoplan og dermed kan selve kontiene være forvirrende, men prinsippet er det samme.

Deretter ser vi på varepostene til varen:

Her har vi en linje som reduserer lageret med en enhet hvor inntekten er på 250 kr og solgte varers kost er på 125 kr. Driller vi ned på verdipostene ved å trykke på beløpet i kolonnen «Kostbeløp (faktisk)» så får vi opp følgende utviklingen på verdien på varen:

Vi har lært at:

• For å tilordne frakt-faktura til varer så må vi først opprette varegebyr «Frakt» med bokføringsgrupper for kostnadsføring og mva-behandling
• For å tildele fraktbeløpet til en vare må bruke «Type» «Gebyr (vare)» og deretter bruke funksjonen «Varegebyrtilordning»
• Du kan velge hvilken måte du ønsker å fordele frakt-beløpet på for eksempel iht. beløp, volum, likt etc.
• Etter at du har tilordnet fraktgebyr til varen generere en verdipost som øker anskaffelseskost til varen og som konsekvens solgte varers kost
• Ved å bruke denne funksjonen får en bedre måling av dekningsbidraget (salgsinntekt – variable kostnader) per salg