Hvilke dokumenter er knyttet til varen?
I Business Central har vi en funksjon som heter «Sporing av dokumentlinje». Denne funksjonen lar deg se alle relaterte dokumenter til den aktuelle varen/varelinje. Vi viser hvordan med et konkret eksempel. Vi vil først gjennomføre et kjøp og deretter spore opp de ulike dokumentene varen er en del av. Så ser vi på et mer komplekst eksempel med del-levering / del-faktuering av en salgsordre.
Steg 1 – Bestilling
Vi oppretter en bestilling på varen 2 stk «Testvare» til en pris av 1 000 kr pr stk.
Steg 2 – Bokfør mottak på bestillingen
Deretter bokfører vi mottaket ved å gå til Bokføring -> Bokfør eller trykker hurtigtasten «F9».
Nå har vi bokført mottaket på bestillingen. Det ser vi ved at vi har antall «2» i kolonnen «Mottatt (antall)». Det betyr at antallet «2» har beveget seg fra kolonnen «Motta (antall)» (vare ikke mottatt på lager) til «Mottatt antall» (vare mottatt/bokført på lager). Når vi bokfører mottak så lager Business Central et mottaksdokument. Det kan vi finne på flere måter, men nå skal vi bruke «Sporing av dokumentlinje».
Steg 3 – Funksjon - Sporing av dokumentlinje
Du finner funksjonen ved å ned på linje-menyen og velger Linje -> Sporing av dokumentlinje.
Da vil du få frem alle steder linjen har blitt brukt i ulike dokumenter i BC.
Her ser vi at linjen vi står på også figurerer på dokumentet «Arkiverte bestillingslinjer» og «Bokførte mottakslinjer». Vi skal nå gå videre med å transaksjonen ved å matche bestillingen mot en kjøpsfaktura.
Steg 4 – Bokføring av kjøpsfaktura
Vi har mottatt en kjøpsfaktura og henter inn mottakslinjene til kjøpsfakturaen. Kjøpsfakturaen ser nå slik ut:
Deretter bokfører vi kjøpsfakturaen ved å gå til menyvalget Bokføring Bokfør eller trykker hurtigtasten «F9».
Steg 5 – Bokført kjøpsfaktura og sporing av dokumentlinje
Når kjøpsfakturaen er bokført så har kjøpsfakturaen blitt en bokført kjøpsfaktura. For å finne den bokførte kjøpsfakturaen søker du opp «Bokførte kjøpsfakturaer» deretter lokaliserer du korrekt faktura og går inn på den.
Her går vi nok en gang inn på funksjonen «Sporing av dokumentlinje» ved først å velge Linje -> Sporing av dokumentlinje.
Her ser vi at vi har fått en linje til, «Bokførte kjøpsfakturalinjer», siden dokumentlinjen også har blitt bokført fra en kjøpsfaktura. Samme informasjonen kan du se ved å gå inn på bestillingsdokumentet og velge «Sporing av dokumentlinje».
Dette eksemplet var ganske så rett fram da det ikke har delvis mottak eller fakturering, men i neste steg ser vi på et mer komplisert tilfelle for salg.
Steg 6 – Bokført salgsfaktura og sporing av dokumentlinje
Her har vi bokført salgfaktura som er et resultat av en salgsordre hvor 2 stk av varen «Testvare» er del-levert og del-fakturert.
Når vi da går inn på en av fakturaene som er generert dvs del-levert & del-fakturert så ser den slik ut:
Når vi da velger å se på «Sporing av dokumentlinje» ved å gå til Linje -> Sporing av dokumentlinje.
Så får man opp følgende sporing til de ulike dokumentene.
Her ser vi at antall dokumenter er 2 stk per «Arkiverte ordrelinje»/» Bokførte følgeseddellinjer»/ »Bokførte salgsfakturalinjer». Systemet ser altså alle dokumenter som er relatert til den enkelte varelinje selv om de er del-levert og del-fakturert.
På denne måten kan man få en «totaloversikt» over hva som er gjort på den enkelte linje i et dokument. Informasjon om dokumentlinjen er tilgjengelig på ulike steder i programmet i.e. for kjøp ligger funksjonen «Sporing av dokumentlinje» på bokført mottak, bestilling, bokført kjøpsfaktura og for salg på ordre, bokført følgeseddel og bokført salgsfaktura.
