Effektiv korrigering av dokumenter i Business Central med «Flytt negative linjer»
Vi fokuserer på å skape flyt i arbeidet med transaksjoner i BC. Ved å bruke funksjonen «Flytt negative linjer» vil du effektivisere utarbeidelsen av dokumenter som speiler dokumentet du jobber med. Det betyr at man for eksempel kan opprette en ordreretur på en ordre ved å legge til en negativ linje på ordren og deretter bruke funksjonen «Flytt negative linjer». Vi viser deg hvordan!
Generelt
I Business Central så har man dokumenter for kjøpsprosessen som bestilling, kjøpsfaktura, bestillingsretur, kjøpskreditnota samt ordre, salgsfaktura, ordreretur og salgskreditnota i salgsprosessen. Alle linjene som legges inn i de respektive dokumentene legges inn med positivt antall / beløp selv om de har ulik effekt på regnskapet. Det er fordi det i utgangspunktet er dokumenttypen og ikke fortegnene i dokumentet som styrer bokføringen i BC. Dersom man legger inn linjer med negative linjer i det respektive dokument så vil man via funksjonen «Flytt negative linjer» kunne opprette dokumenter for å håndtere denne finansielle effekten. Vi skal vise dette med et eksempel innenfor kjøpsprosessen og en for salgsprosessen.
Kjøp
Du står på en bestilling og legger inn varer til bestilling hos en leverandør. Så ønsker du å lage enten en bestillingsretur eller kjøpskreditnota direkte fra bestillingsdokumentet. Altså jeg ønsker å lage andre dokumenter mot samme leverandør uten å måtte forlate bestillingsbildet.
Det kan jeg gjøre ved å legge inn negative linjer på bestillingen og bruke funksjonen «Flytt negative linjer». Først oppretter jeg en bestilling:
Vi ser at det er lagt inn en vare med negativt antall og det gir også et negativt beløp på bestillingen. Negative beløp på en bestilling er ikke naturlig for dette type dokumentet. Så jeg ønsker å opprette en bestillingsretur og kan gjøre det ved å velge funksjonen «Flytt negative linjer»:
Når du trykker på funksjonen når du står i bestillingsbildet får du følgende valg. Vil du opprette en bestillingsretur eller en kjøpskreditnota?
Jeg velger «Ordreretur» (dvs bestillingsretur) og trykker «OK».
Da vil BC opprett en bestillingsretur basert på den negative linjen slik:
Så BC har flyttet den negative linjen fra bestillingen til å bli en linje i en bestillingsretur med positive antall / beløp.
Salg
Jeg står på en salgsfaktura og legger inn varer som jeg skal selge til en kunde. Så ønsker jeg å lage enten en ordreretur eller salgskreditnota direkte fra salgsfakturaen. Altså jeg ønsker å lage andre dokumenter mot samme kunde uten å måtte forlate salgsfakturabildet.
Det kan jeg gjøre ved å legge inn negative linjer på salgsfakturaen og bruke funksjonen «Flytt negative linjer». Først oppretter jeg en salgsfaktura:
Vi ser at det er lagt inn en vare med negativt antall og det gir også et negativt beløp på salgsfakturaen. Negative beløp på en salgsfaktura er ikke naturlig for dette type dokumentet. Så jeg ønsker å opprette en salgskreditnota og kan gjøre det ved å velge funksjonen «Flytt negative linjer»:
Når du trykker på funksjonen når du står i salgsfakturabildet får du følgende valg. Vil du opprette en ordreretur eller en salgskreditnota?
Jeg velger «Kreditnota» og trykker «OK».
Da vil BC opprett en salgskreditnota basert på den negative linjen slik:
Så BC har flyttet den negative linjen fra salgsfakturaen til å bli en linje i en salgskreditnota med positive antall / beløp. Da jobber man effektivt i BC og skaper flyt i de ulike prosessene.
