Hvorfor bruke «Bestillingsretur» i Business Central?

I kjøpsprosessen bruker vi dokumentet «Bestillinger» når man skal motta varer på lager fra leverandør og når man skal returnere kjøpte varer til leverandøren så anbefaler vi å bruke dokumentet «Bestillingsretur». Ved å bruke «Bestillingsreturer» så får du kontroll på vareflyten og skiller mellom utsendelse av varen og verdsettelsen (matching av bestillingsretur mot kjøpskreditnota).

Vi viser deg hvordan du går frem.

Du navigerer til siden «Bestillingsreturer»

Og oppretter deretter en «Ny» bestillingsretur:

Deretter legger du inn leverandøren du skal sende varer i retur til. I eksemplet heter leverandøren «Farbrikam»:

Når man ser i detalj på dokumentet «Bestillingsretur» så er utseende og feltene veldig like de vi er kjent med fra «Bestillinger».

Neste steg er å legge inn / hente inn varelinjene vi skal returnere.

Når du skal legge inn varer som skal returneres så kan man legge inn varene manuelt på linjene eller man kan bruke funksjonen «Hent bokførte dokumentlinjer som skal tilbakeføres»

Vi viser her framgangsmåten ved å bruke funksjonen «Hent bokførte dokumentlinjer som skal tilbakeføres».

Ved å trykke på «Hent bokførte dokumentlinjer som skal tilbakeføres» så får du oversikt over alle bokførte kjøpsfakturaer med varelinjer tilhørende leverandør (Fabrikam) på bestillingsreturen:

Her har jeg angitt at man kun skal vise «reversible linjer» det vil si at varene som er kjøpt fortsatt befinner seg på lager og ikke har blitt solgt og dermed kan sendes i retur til leverandøren. I listen «Linjer» finner jeg dokumentlinjene skal returnere til leverandøren og trykker «OK».

Linjen legges til «Bestillingsreturen» og henviser til hvilket dokument linjene er hentet fra:

Neste steg blir å bokføre levering av bestillingsreturen.

Når vi skal bokføre retur av kjøpt vare så gjør man det ved å gå til Startside -> Bokfør:

Og velger «Lever»:

Da vil du se at antallet i kolonnen «Returantall som skal leveres» flyttes til kolonnen «Returantall. Levert».

Bokføringen av retur skal skje i det øyeblikket varen faktisk går ut av lager.

NB! Ved retur av varer så anbefaler vi også å legge på en «returårsak» slik at man kan spore årsaken til at varen returneres til leverandøren i ettertid. Returårsak er en egen kolonne som kan hentes fram ved å tilpasse siden.

Neste steg er å motta kjøpskreditnotaen fra leverandøren og matche den mot bokført retur i forrige steg. Denne handlingen skjer i Continia Document Capture hvor kjøpskreditnotaen kommer fra leverandøren og matches mot den bokførte returen.

I Document Capture så kan man automatiser matching av kjøpskreditnota mot den bokført returen. Denne innstillingen angir du på den enkelte leverandørs malkort.

Når dokumentet er registrert i Document Capture så blir den kjøpskreditnota i BC.

Når vi ser kjøpskreditnotaen i BC så ser vi at den bokførte returen og kjøpskreditnotaen er koblet sammen:

Det betyr at ved bokfør av kjøpskreditnotaen setter verdi på varen som er blitt returnert. Siste steg er å bokføre kjøpskreditnotaen og det gjør du ved å gå til Startside -> Bokføring

Da bokføres kjøpskreditnotaen og går man tilbake til «Bestillingsretur» så ser man følgende:

Varen er levert og antall varer har beveget seg fra kolonnen «Fakturer (antall)» til kolonnen «Fakturert (antall)». Det betyr at varen vi har levert tilbake har fått verdien som var angitt på kjøpskreditnotaen.

Så hva har skjedd i BC:

Det har blitt opprettet en kjøpskreditnota i leverandørpostene

Her må selskapet gå i dialog med leverandøren om man skal få penger i retur eller om man skal utligne kreditnotaen mot fremtidige kjøp.

På lageret så har 5 stk av varen blitt tatt ut av lager. Det ser vi av vareposten:

Du ser den finansielle effekten av bestillingsreturen ved å velge «Søk etter poster» på den bokførte kjøpskreditnotaen:

Og vi ser den finansielle effekten på finanspostene:

Kontoplanen ovenfor stemmer ikke overens med norsk standardkontoplan, men effekten er som følger:

• Vare trekkes ut av lager – reduksjon lager med 4 685 kr
  • Dette skjer via tre føringer kredit lager, kredit varekost, debet varekost.
• Reduksjon leverandørgjeld til Fabrikam med 5 865,25 kr
• Reduksjon fradrag inngående mva på 1 171,25 kr

Ja, du kan velge kjøpskreditnota direkte dersom du ikke ønsker å skille mellom utsendelse av varer og den finansielle effekten for retur av varen. Å bruke kjøpskreditnota gir de samme effektene som en bestillingsretur, men du kjører da hele prosessen via et dokument uten å kunne dele opp prosessen ved utsendelse av varer og håndtering av den finansielle delen av transaksjonen.

Vi anbefaler å dele opp prosessen ved bruk av bestillingsreturer da man får bedre kontroll på vareflyten, skiller mellom vareflyt og finansiell transaksjon og det faktum at det speiler prosessen og rutinen man har for å bestille varer.