Kontroll av transaksjoner før du utfører bokføringen i kladder
Ønsker du å sjekke om en transaksjon har påkrevd informasjon og fri for systematiske feil før man faktisk bokfører? Business Central har en nemlig en funksjon som validerer dataene i skjermbildet du står før du faktisk gjennomfører en bokføring.
Steg 1 – Finansoppsett
Funksjonen som sjekker informasjonen på en kladdelinje dvs validerer transaksjonen heter «Aktiver datakontroll» og ligger i «Finansoppsett». Så det første man må gjøre er å aktivere funksjonen i finansoppsettet.
Søk opp «Finansoppsett»
Deretter navigerer du til området «Generelt» og aktiverer funksjonen «Aktiver datakontroll» slik:
Da er funksjonen aktivert og klar til å tas i bruk.
Steg 2 – Test funksjonen i en finanskladd
For å teste funksjonen kan du for eksempel gå inn i en finanskladd og legge inn informasjon på en kladdelinje.
Jeg velger å søke opp «Finanskladder»
Deretter går jeg inn i finanskladden og legger inn informasjon på en kladdelinje:
På kladdelinjen har vi lagt inn en transaksjon med beløp 1 000 kr, men hvor det mangler angivelse av kontonummer. Da vil Business Central si fra om dette i faktaboksen til høyre i skjermbildet under «Kladdekontroll».
Kladdekontroll viser systematiske mangler ved transaksjonen og i dette tilfellet sier den at linjen i finanskladden ikke balanserer. Kontrollen som vises via «Kladdekontroll» er funksjonen vi aktiverte i finansoppsettet «Aktiver datakontroll».
Denne kontrollen er preventiv da den informerer om mangler/feil før man bokfører en transaksjon.
Dette eksemplet var i en finanskladd, men funksjonen «aktiver datakontroll» fungerer på samme måte i en kjøpsfaktura, salgsfaktura etc. Dette vil vise i en senere nyhet.
