La Business Central effektivisere jobben for deg via bruk av «Gjentakende finanskladd»!

For å bruke «Gjentakende finanskladd» må du opprette en finanskladdemal som er gjentakende. Det gjør du ved å søke opp «Finanskladdemaler» og deretter velge «Ny». På den nye linjen angir du at finanskladdemalen er av typen «gjentakende» ved å avhuke i kolonnen «Gjentakende».

I tillegg så ønsker vi ikke at «Mva-oppsettet» skal kopieres inn på denne kladden og vi tar bort avhukingen i kolonnen «Kopier mva-opps. Til kl.lnj.».

Dette er alt oppsettet vi trenger for å begynne å bruke gjentakende finanskladder.

Du søker opp «Gjentakende finanskladder» ved å trykke på forstørrelsesglasset øverst til høyre i skjermbildet eller bruker hurtigtasten «F9»:

Deretter kommer du inn i selve kladden.

Her har vi noen ekstra felter i forholde oss til i forhold til de andre finanskladdene. De er:

• Gjentakelsesprinsipp (Grønn firkant): Her angir vi hvordan beløpet skal håndteres i systemet. Er det et fast beløp, variabelt beløp eller skal du tømme saldoen til en hel konto du ønsker å gjøre?  For å kunne utføre avsetninger som skal reverseres i påfølgende måned så bruker vi prinsippet «FT Fast med tilbakeføring» / «VT Variable med tilbakeføring».Hvem av de to man velger er om beløpet varierer fra måned til måned eller om det er et fast beløp.
• Gjentakelsesintervall (Gul firkant): Her angir vi hvor ofte vi skal utføre avsetningen. Du velger om perioden skal være ukentlig, månedlig, per kvartal etc.
  NB! Vi ønsker at bokføringen skal utføres på siste dag i måneden og reverseringen skal skje første dag i neste periode/måned. En måned kan variere i antall dager. Det kan være 28,29, 30 eller 31 dager. For at Business Central skal utføre posteringen på siste dag i måneden uavhengig antall dager i måneden så legger vi inn følgende formel i kolonnen «Gjentakelsesintervall» -> «1M+NM». Denne formelen betyr at du skal bokføre den engang i måneden og sørge for at det er den siste dagen i måneden.

• Bokføringsdato (Lilla firkant): Her angir du bokføringsdatoen for føringen. Første gang du oppretter en gjentakende finanskladd så legger du inn siste dag i måneden som bokføringsdato. Har du angitt formelen i kolonnen «Gjentakelsesintervall» så vil påfølgende gang du skal bokføre ha kolonnen «Bokføringsdato» ferdig utfylt. Reverseringen av avsetningen vil alltid skje 1 dag etter bokføringsdatoen og det er grunnen til at man må sørge for å bokføre på den siste dagen i måneden.
  NB! Når du bruker «Gjentakende finanskladder» så har man en kontroll mot arbeidsdatoen i BC. Det betyr at bokføringsdato ikke kan ligge lenger fram i tid enn arbeidsdatoen for å kunne bokføre. Det betyr at dersom du angir bokføringsdatoen til 30.5.24 og arbeidsdatoen i BC er 9.4.24 så vil man ikke kunne få bokført transaksjonen.
• Utgår den (Svart firkant): Her kan du angi en dato slik at man setter en stopper for når en bokføring kan utføres. Angir man en dato i denne kolonnen så vil ikke finanskladdelinjen kunne bli bokført etter denne datoen.

Vi skal nå gjøre justeringer på inntekten for selskapet. Det viser seg at inntekten på 100 000 kr er opptjent i mars 2024 og ikke i februar 2024. Vi ønsker derfor å redusere inntekten i februar og øke den i mars og fyller ut den gjentakende kladden på følgende måte:

Her ser vi følgende:

Vi har to linjer i kladden; en for reduksjon av inntekten og en for økning avsetning. Videre har vi følgende informasjon i de ulike kolonnene:

• Gjentakelsesprinsipp (grønn firkant): Her har vi valgt prinsippet «VT Variabel med tilbakeføring». Årsaken er at inntekten som skal justeres varierer fra måned til måned.
• Gjentakelsesintervall (gul firkant): Her er det lagt inn «1M+NM» og det betyr at transaksjonen blir bokført på den siste dagen i måneden.
  NB! NM = Nåværende måned
• Bokføringsdato (lilla firkant): Her har vi lagt inn bokføringsdato 29.2.24. Siden dette er den siste dagen i måneden så vil reverseringen av avsetningen bli ført 1.3.24 altså bokføringsdato (29.2.24) + 1 dag.
• I rød firkant viser vi at vi har debitert inntekten og kreditert avsetningen dvs vi reduserer inntekten i februar og øker den i mars.

Deretter bokfører vi justeringen ved å velge Startside -> Bokfør:

Etter bokføringen av transaksjonen ser den gjentakende finanskladden slik ut:

Her ser vi at kolonnen «Bokføringsdato» har endret seg til 31.3.24 dvs. den siste dagen i påfølgende måned fra da vi bokførte (29.2.24) (lilla firkant). I tillegg ser vi at siden vi valgte prinsippet «VT Variabel med tilbakeføring» så blir beløpene nullet, men resterende av innputten på kladdelinjene beholdes fra da vi bokførte transaksjonen. Dette vil gjøre neste måneds bokføring av avsetning effektiv da vi bare må legge inn beløpet.

NB! Man må manuelt gå inn å bokføre den gjentakende finanskladden selv i de tilfellene hvor beløpet er fast fra måned til måned. Det er altså ikke per dags dato satt opp noen automatikk på bokføringen her.

For å se på posteringene som er utført på bakgrunn av den gjentakene finanskladden navigerer vi til «Finansposter».

Her ser vi i rød firkant selve avsetningen og i grønn firkant ser vi reverseringen av avsetningen.

Dette konkluderer eksemplet med inntektsavsetningen.

1. Vi har lært at Business Central har en finanskladd som kan effektivisere avsetninger som skal reverseres påfølgende måned. Den heter «Gjentakende finanskladd».
2. Det er flere prinsipper for å bruke «Gjentakende finanskladd», men for å bokføre og tilbakeføre en avsetning så må man velge prinsippene «FT Fast med tilbakeføring» eller «VT Variable med tilbakeføring».
3. For å få korrekt intervall på bokføringen per måned angir man følgende datoformel «1M+NM» i kolonnen «Gjentakelsesintervall». NM = Nåværende måned.
4. Første gang man setter bokføringsdato så må man legge inn den siste dagen i måneden. Årsaken er at når man bruker prinsippet med tilbakeføring så blir tilbakeføringen alltid bokført dagen etter bokføringsdatoen.
   NB! Blir det lagt inn korrekt første gang så vil formelen i feltet «Gjentakelsesintervall» sørge for at påfølgende bokføringsdatoer blir korrekte.
5. Det er en sperre for bokføring i «Gjentakende finanskladd» da man ikke får bokført finanskladdelinjer som har en bokføringsdato lenger fram enn arbeidsdatoen som er satt i BC. Bokføringsdatoen må da være eldre eller lik arbeidsdatoen i BC for at posteringen skal kunne skje.
6. Innlagt informasjon i den «Gjentakende finanskladden» blir liggende etter postering slik at neste periode vil kladden tilnærmet være klar for bokføring.
   NB! Når man har valgt variable som prinsipp så nulles beløpet ved bokføring og det må da legges manuelt inn per bokføring.